我们都经历过这种情况——被接连不断的 Zoom 电话会议淹没，或者忙着应付重叠的会议。你开始一天的工作时感觉很有成效，但到最后，你意识到自己花了几个小时讨论相同的话题，却没有完成多少工作。一定有更好的方法！

为了获得有关如何提高会议效率的建议，我们采访了 9 点咨询 创始人 Kaylyn Morton 是一位高管教练，她与各组织合作，以优化沟通并培养高绩效团队。在这篇简短的问答中，Kaylyn 分享了将低效会议转变为有价值的、以结果为导向的会议的策略。

背靠背文化

如果你觉得会议比以往任何时候都多，那并不是你的错觉——花在会议上的时间 翻了三倍多 2020 年之后。尽管我们大多数人每周至少有几天回到办公室，但我们开会的频率仍然比疫情之前高得多。无论是虚拟会议还是面对面会议，我们每天都忙于签到、战略会议和无休止的团队讨论。

一项估计显示，美国工人现在 超过20％ 一周中的大部分时间都在开会，一半的员工认为会议是他们 疲劳的主要来源.

问题不仅仅在于会议，还在于糟糕的会议。会议没有明确的目标，拖延无休，参与者没有做好准备，离开时也不知道接下来会发生什么。但如果计划周全、执行得当，会议可以成为创新、团队凝聚力和决策的有力工具。

有明确的议程和明确的角色

“准备工作是关键，”凯琳说。“如果没有明确的目标，会议就会浪费时间。”组织者应该提前发出议程和任何相关材料。每个人都应该知道自己的角色以及需要做出什么贡献。

小提示： 在您的日历邀请中包含 2-3 个期望结果。明确会议目的，如果您没有任何贡献，请跳过会议。

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留出呼吸空间

Kaylyn 说：“许多会议都不需要举行，或者可以缩短会议时间。”连续的会议让人精疲力尽，没有时间进行反思。确保会议之间有足够的时间让人们恢复精力。

小提示： 不要接受默认的会议时间。快速打电话或发送电子邮件可能会更快地解决问题。

仅在必要时会面

对于需要集体意见的决策，面对面会议很有价值。但如果一个人有最终决定权，一封电子邮件就足够了。会议应重点关注真正需要协作意见的内容。

小提示： 如果某项决定不需要小组讨论，则可以跳过会议，而是通过电子邮件、即时通讯或快速电话来处理。

会议频率与项目需求相匹配

会议的类型和频率取决于您的项目。早期规划阶段可能需要更频繁的签到，而执行阶段可能需要更少但更有针对性的会议。根据团队的实际需要定制会议时间表。

小提示： 根据项目阶段调整会议频率。早期阶段可能需要更定期的签到，但一旦进入执行阶段，就需要专注于更少、更有目的的会议。

为成功做好准备

会议环境对会议效率影响巨大。Kaylyn 说：“传统的会议设置是大型、不可移动的桌子，面对着单个屏幕，这往往会限制互动和移动。”相反，应使用灵活的布局，包括可移动的家具和白板空间，以鼓励协作。

小提示： 避免静态、传统的设置。考虑规模较小、非正式的设置，让参与者能够更自然地参与并积极做出贡献。

Kaylyn 迅速回答了我们提出的热门问题。